Purchase order dapat memuat angka yang benar tetapi tetap menghasilkan jumlah barang yang salah. Angka seratus belum berarti jelas jika pembeli mengharapkan buah, sementara supplier menawarkan pasang atau karton. Kesalahan ini bisa melewati beberapa pemeriksaan karena semua pihak mengenali nama produk dan menganggap satuannya sudah dipahami.
Memeriksa satuan barang purchase order berarti menghubungkan satuan komersial, isi fisik, dan satuan penerimaan. Hubungan tersebut diperlukan untuk membandingkan penawaran, menghitung pembayaran, menyiapkan pengepakan, serta mencatat persediaan. Pemeriksaan semakin penting ketika uraian supplier diterjemahkan atau memakai singkatan yang berbeda dari kebiasaan tim pembeli.
Tulis satuan pada setiap baris jumlah
Letakkan jumlah dan satuan berdampingan. Jangan hanya menggunakan catatan umum bahwa seluruh barang dihitung per buah jika pesanan juga mencakup rol, paket, atau karton. Pesanan campuran membutuhkan keterangan pada masing-masing baris. Minta supplier menjelaskan singkatan yang belum pernah disepakati.
Bedakan pasang dari dua benda yang tidak saling berpasangan. Bedakan pula set dari karton. Set menjelaskan kombinasi tertentu, sedangkan karton merupakan kemasan yang bisa berisi satu atau banyak kombinasi. Kedua informasi dibutuhkan jika memengaruhi isi pasokan dan cara menghitung penerimaan.
Rekomendasi 20 UNECE menyediakan kode satuan untuk pertukaran informasi perdagangan internasional. Gunakan kode yang disepakati secara konsisten, tetapi pertahankan penjelasan bahasa biasa bila diperlukan penerima. Kode satuan saja belum menjelaskan isi paket khusus yang dibuat untuk satu proyek.
Jelaskan isi sebelum menghitung konversi
Untuk satuan berbasis kemasan, catat isi per paket dan apakah barang di dalamnya seragam atau campuran. Satu karton dengan sepuluh produk identik berbeda dari satu karton dengan sepuluh produk beragam. Total buah bisa benar sementara susunan warna atau ukurannya tetap salah.
Tanyakan apakah isi per kemasan sudah ditetapkan untuk pesanan ini. Supplier dapat mengganti susunan pengepakan setelah tahap penawaran. Jika jumlah per karton berubah, jumlah produk yang dipesan harus tetap jelas, sedangkan perkiraan karton diperbarui secara terpisah.
Tandai kemasan yang tidak penuh. Karton terakhir yang berisi lebih sedikit barang perlu baris tersendiri atau keterangan sisa yang jelas. Membulatkan jumlah karton ke atas tanpa menjelaskan isinya dapat membuat penerima mengira ada tambahan barang yang sebenarnya tidak dipesan.
Samakan dasar harga dan dasar jumlah
Catat satuan harga selain satuan pesanan. Penawaran per lusin perlu dikonversi sebelum dibandingkan dengan penawaran per buah. Simpan harga asli serta faktor pengalinya sehingga orang lain dapat mengulang pemeriksaan tanpa menebak cara perhitungannya.
Dalam contoh hipotetis, supplier menawarkan 24 karton, masing-masing berisi 12 buah, dengan harga 60 satuan mata uang per karton. Totalnya 288 buah dan nilai barang ilustratif sebesar 1.440 satuan mata uang. Harga setara per buah adalah 5, di luar biaya lain yang tidak termasuk penawaran tersebut.
Jika penawaran kedua menyebut 4,8 per buah, harga produknya tampak lebih rendah. Namun, lingkup produk dan biaya lain masih harus dibandingkan secara terpisah. Perhitungan tersebut belum menunjukkan total biaya sampai tujuan. Untuk sisi pengiriman, panduan menghitung CBM membantu memisahkan jumlah produk dari ukuran kemasannya.
Perhatikan barang berdasarkan panjang atau berat
Rol yang dijual menurut panjang mungkin juga perlu mencantumkan lebar. Dua rol dengan panjang sama dapat menghasilkan luas pakai berbeda. Simpan dasar penjualan supplier dan ukuran fisik yang dibutuhkan, bukan langsung mengubahnya menjadi luas dengan asumsi lebar yang belum dikonfirmasi.
Bedakan berat bersih produk dari berat kotor kemasan. Satu dipakai untuk pembelian atau persediaan, sementara yang lain berguna dalam perencanaan transportasi. Jangan memindahkan berat pengiriman ke kolom jumlah produk hanya karena kedua kolom menggunakan kilogram.
Jika jumlah akhir bergantung pada hasil pengukuran, sepakati cara mencatat dan menyelesaikan selisihnya. Jangan membuat toleransi atau aturan tagihan sendiri. Mintalah usulan tertulis dari supplier, kemudian minta pembeli yang berwenang meninjaunya sebelum pesanan disetujui.
Gunakan lembar pemeriksaan satuan
Kolom yang berguna meliputi referensi produk, jumlah pembelian, satuan pembelian, isi per satuan, perkiraan jumlah individual, dasar harga, faktor konversi, dan satuan penerimaan. Tambahkan catatan untuk paket campuran serta kemasan tidak penuh. Pertahankan rumus agar hasil hitungan dapat ditelusuri.
Minta pemeriksa kedua meninjau baris yang lebih mudah menimbulkan salah tafsir, seperti set khusus, pasangan, rol, barang dengan berat bervariasi, dan produk dengan beberapa tingkat kemasan. Pemeriksaan terarah lebih bermanfaat daripada mengulang semua angka sederhana tanpa alasan.
Supplier perlu mengakui jumlah serta satuan yang sama pada konfirmasi pesanan. Jika dokumennya memakai istilah berbeda, selesaikan perbedaan tersebut sebelum persetujuan. Purchase order pembeli yang sudah jelas belum cukup bila konfirmasi supplier justru menggambarkan jumlah lain.
Teruskan konversi sampai catatan gudang
Berikan kepada gudang jumlah paket sekaligus perkiraan isinya. Menerima 24 karton tidak otomatis membuktikan 288 buah jika isi belum diperiksa sesuai prosedur yang disepakati. Catat tingkat pemeriksaan yang benar-benar dilakukan agar laporan penerimaan tidak melebih-lebihkan bukti.
Pertahankan definisi satuan saat barang masuk persediaan. Jika pembelian dicatat per karton tetapi stok per buah, simpan faktor konversi yang diterima. Perbarui ketika konfigurasi kemasan berubah; jangan terus memakai angka lama hanya karena kode produk terlihat sama.
Pustaka panduan impor menyediakan bacaan terkait pengadaan. Pemeriksaan satuan berhasil ketika supplier, pembeli, dan penerima mampu menjelaskan jumlah yang sama tanpa bergantung pada asumsi lisan. Catatan sederhana itu membantu mencegah selisih yang sebenarnya muncul sebelum barang mulai diproduksi atau dikirim.