Menggabungkan pembelian dari beberapa supplier dapat menyederhanakan pengiriman, tetapi juga menambah pekerjaan koordinasi. Barang dari satu pemasok mungkin sudah dikemas, sementara pemasok lain masih menunggu persetujuan. Satu tanggal keberangkatan dapat menyembunyikan perbedaan tersebut sampai barang pertama masuk penyimpanan dan barang terakhir belum selesai diproduksi.
Rencana tanggal siap multi supplier dimulai dengan arti kesiapan yang konsisten. Selanjutnya, status setiap pesanan dihubungkan dengan kebutuhan penerimaan dan keputusan pengiriman. Tujuannya bukan menjanjikan semua barang selesai bersamaan, melainkan memperlihatkan akibat perbedaan tanggal ketika pembeli masih mempunyai pilihan yang masuk akal.
Samakan arti siap untuk pengiriman
Tentukan bukti yang diperlukan sebelum pengambilan dapat diatur. Sesuai pesanan, hal ini mungkin mencakup jumlah terkonfirmasi, keputusan inspeksi yang relevan, kemasan selesai, ukuran paket, dan rincian penjemputan. Gunakan dasar yang sama antarsupplier sambil mempertahankan kebutuhan khusus setiap produk.
Tanyakan tanggal yang sebenarnya dilaporkan supplier: selesai produksi, tersedia dalam kemasan, atau tahapan lain. Jika berbeda, simpan masing-masing tanggal. Spreadsheet bersama tidak dapat menyelaraskan pekerjaan apabila angka tanggalnya menunjuk kejadian yang berbeda.
Pisahkan perkiraan, ketersediaan yang dikonfirmasi, dan pengambilan yang sudah terjadi. Cantumkan pembaruan terakhir serta kondisi yang belum selesai. Persetujuan pembeli atau informasi yang kurang bisa menentukan apakah supplier memang dapat memenuhi tanggal yang dituliskan.
Petakan urutan penerimaan barang
Konfirmasi lokasi penerimaan dan informasi yang diperlukan petugasnya. Catat jam atau pengaturan operasional, kebutuhan janji penerimaan bila ada, identitas paket, serta pihak yang bertanggung jawab menerima. Mengirim alamat gudang saja belum cukup untuk mengoordinasikan beberapa kedatangan.
Siapkan hubungan antara referensi pesanan, nama supplier, jumlah karton, dan isi barang. Identitas tersebut membantu penerima membedakan pengiriman tanpa membuka informasi bisnis yang tidak berkaitan. Gambaran standar GS1 memberi latar tentang identifikasi rantai pasok; rencana kerja ini tidak mengklaim kepatuhan formal terhadap standar tertentu.
Periksa apakah ada produk yang membutuhkan penerimaan atau penanganan terpisah. Barang tidak otomatis boleh dicampur hanya karena dibeli oleh pemilik yang sama. Minta penyedia logistik meninjau batasan produk serta kebutuhan penanganan praktis sebelum pengelompokan dianggap final.
Bedakan barang yang harus datang bersama
Tanyakan kepada pemilik proyek barang mana yang diperlukan bersamaan untuk pekerjaan berikutnya. Satu komponen yang tertinggal dapat membuat barang lain belum dapat digunakan. Sebaliknya, barang dekoratif tertentu mungkin tidak menghambat tahap pemasangan awal. Pembagian berdasarkan fungsi lebih berguna daripada hanya berdasarkan harga atau besar karton.
Tuliskan akibat menunggu dan akibat memisahkan pengiriman. Pertimbangannya bisa mencakup penyimpanan, perpindahan tambahan, pemasangan yang belum lengkap, dan pekerjaan penerimaan berulang. Bila biaya memengaruhi keputusan, mintalah penawaran nyata daripada menganggap penggabungan selalu menghasilkan penghematan.
Gambaran impor barang dari China membantu menempatkan tahap transportasi. Lingkup pengambilan yang berubah atau pengiriman terpisah tetap perlu dikonfirmasi, termasuk orang yang berwenang menyetujui pekerjaan tambahan tersebut.
Tentukan waktu mengambil keputusan
Buat titik peninjauan sebelum tanggal pengambilan agar perubahan masih dapat dilaksanakan. Jarak waktunya mengikuti pengaturan penerimaan serta transportasi, bukan batas universal. Tanyakan kepada pengatur pergerakan barang berapa lama pemberitahuan yang dibutuhkan jika isi atau jadwal berubah.
Pada setiap peninjauan, perbarui perkiraan, bukti, hambatan, dan tindakan berikutnya untuk semua supplier. Laporan tidak ada perubahan tetap perlu tanggal. Dengan begitu, pembaca dapat membedakan konfirmasi baru dari pesan lama yang belum pernah dijawab.
Jika pembeli memilih menahan barang yang sudah siap, tuliskan lokasi serta tanggung jawab yang disepakati. Jika barang terlambat dikeluarkan dari kelompok pengiriman, perbarui daftar isi. Pihak operasional yang berkepentingan perlu menerima perubahan melalui proses komunikasi yang memang digunakan oleh tim.
Contoh hipotetis pesanan tiga supplier
Bayangkan proyek membeli perlengkapan dari supplier A, furnitur dari B, dan dekorasi dari C. A serta B mengonfirmasi barang sudah dikemas pada minggu yang sama. C memperkirakan selesai lebih lambat karena warna belum disetujui. Pemilik proyek menyatakan dekorasi C belum diperlukan untuk tahap pemasangan pertama.
Pembeli kemudian meminta dua pilihan konkret: menahan seluruh barang sampai C siap, atau mengirim A dan B bersama lalu menangani C secara terpisah. Perbandingan mencakup lingkup biaya yang benar-benar ditawarkan serta akibat masing-masing pilihan bagi proyek. Tidak ada anggapan bahwa satu pilihan selalu lebih murah maupun lebih cepat.
Jika pilihan kedua diterima, pesanan C tetap terbuka dengan tahapan berikutnya sendiri. Mengeluarkannya dari pengiriman pertama tidak boleh membuatnya hilang dari pemantauan pembelian. Identitas pesanan membantu menjaga kesinambungan tersebut meskipun pengelompokan logistik berubah.
Periksa pula nama penerima pada setiap instruksi supplier. Beberapa pesanan dapat ditujukan kepada pembeli yang sama tetapi memakai referensi proyek berbeda. Hubungan yang jelas antara proyek, pesanan, dan kelompok pengiriman membantu gudang menahan barang yang belum teridentifikasi tanpa keliru memasukkannya ke kelompok yang sudah siap berangkat.
Pertahankan satu papan kesiapan
Kolom praktis meliputi supplier, nomor pesanan, kelompok produk, definisi siap, tanggal perkiraan, tanggal terkonfirmasi, data paket, tujuan penerimaan, hambatan, serta penanggung jawab keputusan. Tambahkan kolom kelompok pengiriman supaya setiap perubahan susunan terlihat jelas.
Gunakan catatan pengecualian yang menjelaskan tindakan. Warna menunggu perancang dan supplier belum dapat memastikan tanggal pengepakan lebih berguna daripada sekadar status terlambat. Catatan yang spesifik menghindarkan peninjau berikutnya dari pekerjaan mencari penyebab yang sama berulang kali.
Setelah barang diterima, cocokkan paket aktual dengan daftar sebelum menyatakan kelompok lengkap. Kekurangan atau paket tanpa identitas perlu tetap ditandai. Panduan pengadaan dan logistik menyediakan topik lanjutan. Rencana yang baik menunjukkan barang yang dapat bergerak, barang yang harus menunggu, dan keputusan berikutnya, sehingga seluruh pembelian tidak bergantung pada satu tanggal yang terlalu optimistis.